هنگامی که Google Drive برای اولین بار راه اندازی شد، به عنوان مکانی برای دانلود و ذخیره فایل ها در "Cloud" عمل کرد تا از هر رایانه شخصی قابل دسترسی باشد. با گذشت زمان، با توسعه فناوری، Google Docs ظاهر شد که اکنون به عنوان مرکزی برای ایجاد اسناد و ابزارهای اداری عمل می کند. امروزه حتی می‌توانید برنامه‌هایی را روی Drive نصب کنید تا عملکرد آن را حتی بیشتر گسترش دهید. برای استفاده حداکثری از این سرویس، باید به طور دقیق یاد بگیرید که Google Drive چیست و چگونه از آن استفاده کنید.
تنظیمات اولیه
اول از همه، باید پیکربندی شود. با حساب Google خود وارد وب سایت Google Drive شوید. اگر حساب کاربری ندارید، می توانید به صورت رایگان آن را ایجاد کنید. Google Drive به شما امکان می دهد فایل ها را در Cloud ذخیره کنید، همچنین اسناد و فرم ها را از طریق رابط وب ایجاد کنید.
فایل‌ها را در Google Drive آپلود کنید. چگونه از دانلود استفاده کنیم؟ دو راه برای انجام این کار وجود دارد. شما می توانید اسناد را مستقیماً در Google Drive ایجاد کنید یا فایل ها را از رایانه شخصی خود آپلود کنید. برای ایجاد یک فایل جدید، روی دکمه "ایجاد" کلیک کنید. برای دانلود از دستگاه، دکمه "فلش" را فشار دهیدبالا» در کنار دکمه CREATE.
نحوه نمایش فایل های خود را انتخاب کنید. شما می توانید آنها را به عنوان نمادهای بزرگ (شبکه) یا به عنوان یک لیست (برگ) ببینید. نمای لیست نام هر سند و تاریخ و زمان آخرین تغییر آن را به شما نشان می دهد. حالت شبکه ای هر فایل را به عنوان پیش نمایش صفحه اول نمایش می دهد. با کلیک بر روی دکمه کنار نماد چرخ دنده در گوشه سمت راست بالای صفحه می توانید حالت را تغییر دهید.
چگونه از Google Drive در رایانه استفاده کنیم؟ می توانید فایل ها را با استفاده از نوار پیمایش در سمت چپ مشاهده کنید. آیتم منو "My Drive" جایی است که تمام اسناد و پوشه های دانلود شده شما تحت هر تنظیماتی ذخیره می شوند. اشتراک‌گذاری حاوی فایل‌هایی است که سایر کاربران Google Drive با شما به اشتراک گذاشته‌اند. "برچسب ها" اسنادی هستند که شما آنها را به عنوان مهم علامت گذاری کرده اید.
می توانید فایل ها و پوشه ها را به Google Drive منتقل کنید تا آنها را هر طور که دوست دارید سازماندهی کنید.
Google Drive: چگونه از فایل ها استفاده کنیم؟
برای انتخاب چندین سند، کادر را علامت بزنید. پس از آن، اقدامات مختلف برای فایل های انتخاب شده در دسترس شما قرار می گیرد. اگر از نمای بزرگ آیکون استفاده می‌کنید، وقتی ماوس را روی سند می‌برید، یک کادر تأیید ظاهر می‌شود. گزینه های بیشتر را می توان در منوی اضافی یافت.
روی نماد پوشه مشخص شده با "+" کلیک کنید تا یک پوشه جدید در Drive ایجاد کنید. شما می توانید دایرکتوری هایی را در داخل دیگران ایجاد کنیدسازماندهی فایل.
می توانید اسناد و پوشه های خود را با استفاده از نوار جستجوی واقع در گوشه سمت راست بالای صفحه Google Drive جستجو کنید. Google Drive در عناوین، محتوا و مالکان جستجو می‌کند.
ذخیره اطلاعات Google Drive: چگونه از آن در تلفن خود استفاده کنیم؟
اگر می خواهید از این سرویس در دستگاه تلفن همراه استفاده کنید، یک برنامه Google Drive برای IOS و Android وجود دارد که امکان دسترسی به فایل ها را از تلفن هوشمند یا رایانه لوحی فراهم می کند. می توان آن را به صورت رایگان از فروشگاه اینترنتی مربوطه دانلود کرد. با این حال، چنین خدماتی ممکن است قابلیت ویرایش کامل نداشته باشند، این تا حد زیادی به نسخه مرورگر بستگی دارد. شما به راحتی می توانید نحوه استفاده از Google Drive را در Android بیابید، زیرا منو عملاً مانند یک رایانه است.
چگونه می توانم با اسناد شروع کنم؟
دکمه "ایجاد" را فشار دهید. منویی را مشاهده خواهید کرد که به شما این حق را می دهد که انتخاب کنید کدام یک از اسناد را می خواهید در Google Drive ایجاد کنید. چگونه از انواع فایل های موجود استفاده کنیم؟ به طور پیش فرض چندین گزینه به شما ارائه می شود، می توانید بقیه را با کلیک بر روی پیوند مناسب در پایین منو اضافه کنید:
- "Folder" - پوشه ای در My Drive برای سازماندهی داده ها ایجاد می کند.
- "سند" - یک سند نوع متن را باز می کند. می توانید صفحه را با استفاده از ابزارهای بالا قالب بندی و سفارشی کنید. امکان صادرات داده ها به Microsoft Word، OpenOffice، PDF و انواع دیگر برنامه ها وجود دارد.
- "Presentation" - پیشنهادی برای اجرای معادل Microsoft PowerPoint. داده ها را می توان به فرمت های مختلفی صادر کرد: Microsoft PowerPoint، PDF، JPG، و غیره.
- "صفحه گسترده" - یک صفحه گسترده خالی ارائه می دهد. داده ها را می توان به Microsoft Excel، PDF، CSV، OpenOffice و فرمت های مشابه صادر کرد.
- "فرم" - به شما امکان می دهد با فرم هایی کار کنید که می توانند در اینترنت پر شوند. آنها را می توان به فایل های CSV صادر کرد.
ایجاد فایل در Google Drive
پس از انتخاب نوع سند، یک فایل خالی باز می شود. اگر «Presentation» یا «Form» را انتخاب کرده باشید، تنظیمات برنامه کاربردی باز خواهد شد تا به شما در تنظیم سند جدید کمک کند.
در بالای صفحه، روی متن خاکستری "بدون عنوان" کلیک کنید. پنجره Rename Document ظاهر می شود که به شما امکان می دهد نام فایل را تغییر دهید.
شروع به کار با سند. Google Drive اکثر ویژگی های اولیه را دارد، اما ممکن است سرویس های پیشرفته در دسترس نباشند. وقتی به کار در آن ادامه می‌دهید، سند به‌طور خودکار ذخیره می‌شود.
اگر می خواهید فایل شما با برنامه های مشابه سازگار باشد، منوی "File" را باز کرده و "Download As" را پیدا کنید. یک منو با پیشنهادی از فرمت های موجود ظاهر می شود. درست انتخاب کن. از شما خواسته می شود نام فایل را وارد کنید و مکانی را برای دانلود انتخاب کنید. وقتی سند آپلود شد، در قالبی که شما انتخاب کرده اید ارائه می شود.
چگونه یک سند را به اشتراک بگذارم؟
برای باز کردن تنظیمات کلی روی "File" و "Share" یا دکمه آبی مربوطه در بالا سمت راست کلیک کنید. می‌توانید مشخص کنید چه کسی می‌تواند فایل را مشاهده کند، و همچنین چه کسی می‌تواند آن را ویرایش کند.
پیوند در بالای سند را کپی کنید تا با هر کسی که می خواهید آن را به اشتراک بگذارید. می‌توانید از دکمه‌های زیر برای اشتراک‌گذاری سریع از طریق Gmail، Google+، Facebook یا Twitter استفاده کنید.
تغییر تنظیمات دسترسی به سند را می توان با کلیک بر روی دکمه "تغییر …" انجام داد. به طور پیش فرض، فایل خصوصی است و باید از کاربران دعوت کنید تا به آن دسترسی داشته باشند. می‌توانید این گزینه‌ها را تغییر دهید تا همه بتوانند آن را مشاهده کنند.
برای انتشار یک سند، ارائه، یا صفحه گسترده، روی "File" کلیک کنید و "Publish to Web" را انتخاب کنید. این عملکرد یک کپی از فایل ایجاد می کند که هر کسی می تواند آن را مشاهده کند. این یک صفحه وب جداگانه می شود که به سند اصلی شما پیوند داده نمی شود. این به شما امکان می‌دهد بدون تغییر تنظیمات اشتراک‌گذاری، اطلاعات را با هر کسی به اشتراک بگذارید.
یک سند منتشر شده قابل تغییر نیست. هنوز فقط می‌توانید فایل اصلی را که در Google Drive باقی مانده است ویرایش کنید. نحوه استفاده از تنظیمات در بالا توضیح داده شده است.
اگر چاپگری نصب کرده اید یا به چاپگر Google Cloud دسترسی دارید، می توانید اسناد را چاپ کنید. روی منوی "File" کلیک کنید و از پایین لیست "Print" را انتخاب کنید. می توانید مشخص کنید که چه صفحاتی چاپ شوند وهمچنین طرح بندی صفحه را ایجاد کنید.
پس از کلیک بر روی دکمه "چاپ" یک پیش نمایش باز می شود و می توانید با کلیک بر روی دکمه "تغییر" چاپگر خود را انتخاب کنید. اگر می‌خواهید از جای دیگری به Google Cloud Printer خود دسترسی پیدا کنید، این می‌تواند مفید باشد.
بازگشت به نسخه سند قدیمی
اگر تغییرات زیادی در سندی ایجاد کرده اید و متوجه شده اید که باید به نسخه قدیمی تر برگردید، می توانید از ابزار History برای مشاهده نسخه های قدیمی استفاده کنید. یک سند را باز کنید و "File" را از منو انتخاب کنید. روی "مشاهده تاریخچه تغییرات" کلیک کنید، که کادری با لیستی از ویرایش های شما در سمت راست صفحه نمایش داده می شود.
می توانید روی هر نقطه تغییر در لیست کلیک کنید و فایل را مشاهده کنید. اگر یک نسخه قدیمی پیدا کردید که می‌خواهید نگه دارید، روی برگه "بازیابی این پیوند" کلیک کنید.
نرم افزار همگام سازی Google Drive را برای رایانه خود بارگیری کنید
همانطور که می بینید، دستورالعمل در مورد چیستی Google Drive و نحوه استفاده از آن دشوار نیست. در صورت تمایل، می‌توانید فایل‌های محلی خود را با Google Drive همگام‌سازی کنید. اگر می خواهید چنین برنامه ای را نصب کنید، روی پیوند واقع در صفحه اصلی Google Drive کلیک کنید.
پس از دانلود برنامه، آن را نصب کنید و با حساب Google خود وارد شوید. پوشه روی دسکتاپ شما قرار می گیرد و به شما امکان دسترسی سریع به تمام فایل های Google Drive شما را می دهد. فایل‌هایی را که می‌خواهید به فضای ذخیره‌سازی Google Drive خود اضافه کنید، بکشید و رها کنید تا به‌طور خودکار آپلود شوند. وقتی سند با موفقیت بارگیری شد، آن راعلامت تیک سبز رنگ را روی نماد نمایش می دهد.
