بیشتر شرکت های مدرن از طریق استفاده از اینترنت با مشتریان در تماس هستند: ایمیل، شبکه های اجتماعی و پیام رسان های فوری. این روند تماس با مردم را تا حد زیادی تسهیل می کند، اما باعث ایجاد مشکلاتی در امنیت و اعتماد می شود. کلاهبرداران می توانند از نام سازمان برای فریب کاربران استفاده کنند. بنابراین، حساب های شرکت باید منحصر به فرد به نظر برسند و رسمی بودن را تأیید کنند. برای این کار از آدرس های ایمیل شرکتی با دامنه شرکت استفاده می شود. آنها نه تنها تأیید می کنند که این کانال ارتباطی مستقیماً به سازمان منتهی می شود، بلکه بر جدیت و نمایندگی آن نیز تأکید می کند.
نامه شرکتی: تعریف و ایجاد
اگر به نحوه ایجاد یک ایمیل شرکتی فکر می کنید، ابتدا درک این موضوع مفید خواهد بود که آن چیست و چگونه می توانید مشکل را حل کنید.
پست شرکتی چنین سیستمی از آدرس های پست الکترونیکی است که توسط مدیریت شرکت مدیریت می شود.دارای یک دامنه جداگانه در آدرس بعد از علامت @ است و دارای منابع اختصاصی خاصی برای انجام تجارت است: تقویم مشترک، فضای ذخیره سازی ابری، پست الکترونیکی خودکار. چنین نامهای گزینه‌های دیگری مانند مدیریت حساب‌های کارمندان، ایجاد آنها و استفاده از آدرس‌های صندوق پستی کوتاه و ساده را فراهم می‌کند.
بسیاری از میزبان ها خدمات پستی شرکتی خود را به مشتریان خود ارائه می دهند. همچنین می‌توانید با خرید سخت‌افزار خاص یا میزبانی آن در سرور ابری، یک سرور ایمیل ایجاد کنید. اما شاید ساده‌ترین و ارزان‌ترین راه استفاده از خدمات سرویس‌های پست بزرگ Google یا Yandex باشد.
ثبت دامنه
اولین چیزی که باید بعد از سوال "چگونه یک ایمیل شرکتی با دامنه خود ایجاد کنید" به آن فکر کنید این است که دامنه خود را ایجاد کنید. شما می توانید این کار را با ثبت کننده ها یا میزبان های ویژه ای که نام دامنه را اجاره می کنند انجام دهید. برای انجام این کار، باید انتخاب کنید که دامنه شما در کدام منطقه باشد. اکنون تعداد زیادی از آنها وجود دارد: از ملی (.ru،.ua،.de) و سرزمینی (.su،.eu) گرفته تا موارد مرتبط با مشاغل و علایق (.online،.run،.website،.club،.بازی،. مشاغل). بیش از 1000 منطقه مختلف وجود دارد، و قیمت اجاره می تواند از 100 تا صدها هزار روبل، بسته به انحصار و نادر بودن منطقه متفاوت باشد.
علاوه بر این، اگر نام دامنه مورد نظر قبلاً گرفته شده است، می توانید آن را خریداری کنید، اما پس از آن قیمت صدور حداقل چند ده هزار روبل خواهد بود. اما اگر قصد ایجاد یا انتقال سایتی را نیز دارید، ارزشش را دارددامنه.
هنگامی که موفق به ایجاد یک دامنه ایمیل شرکتی شدید، می توانید به کار سرور ایمیل فکر کنید.
موتور سرور ایمیل با دامنه شما
برای شروع ایجاد نامه، باید حداقل اصول اولیه سرور ایمیل را بدانید.
برای ارسال و دریافت ایمیل به یک سرور ایمیل نیاز است. از تنظیمات دامنه خاصی برای برقراری ارتباط با سرور گیرنده استفاده می کند. این تنظیمات رکوردهای MX نامیده می شوند و اطلاعاتی را در اختیار برنامه ای قرار می دهند که سرورها نامه های دریافتی را برای یک دامنه معین می پذیرند. برای دریافت پیام ها، سرور همچنین با دامنه فرستنده تماس می گیرد و داده هایی را از سوابق SPF تجزیه می کند که نشان می دهد کدام سرور می تواند از دامنه برای ارسال پیام استفاده کند. دامنه همچنین با وجود کلید DKIM که امنیت منبع را تأیید می کند تأیید می شود.
بنابراین دامنه شما باید مقادیر صحیح MX و SPF در DNS داشته باشد تا بتواند با سرور ایمیل کار کند. تعداد زیادی سرور پستی وجود دارد، اما در دسترس ترین، قابل اعتمادترین و ایمن ترین آنها در عین حال محبوب ترین هستند - اینها خدمات گوگل و یاندکس هستند. مزایای آنها در هاست رایگان (به طور دائم برای Yandex و 2 هفته برای Google) یک میل سرور برای یک دامنه، پشتیبانی حرفه ای و به موقع، پشتیبانی مداوم در کار با ایمیل است.
چگونه یک ایمیل شرکتی در Google ایجاد کنیم؟
شروع به استفاده از نامه های شرکتی کنیداز Google پس از ثبت نام در یک سرویس ویژه برای تجارت - G Suite امکان پذیر است. برای انجام این کار، به صفحه سرویس بروید و داده های زیر را مشخص کنید:
- نام شرکت.
- تعداد کارمندان.
- نام دامنه (اگر موجود نیست، می توانید مستقیماً از صفحه خدمات ثبت نام کنید).
- شماره تلفن.
- آدرس پستی که مرتباً چک می کنید.
پس از ثبت نام، کاربر این فرصت را پیدا می کند که نامه های شرکتی را بیشتر پیکربندی کند.
اما اول از همه، باید مالکیت دامنه را تأیید کنید. راحت است که Google ثبت کننده را تعیین می کند و توصیه هایی را برای تنظیم DNS با او برای تأیید ارائه می دهد. این کار به 4 روش قابل انجام است:
- از طریق رکورد TXT.
- از طریق CNAME.
- از طریق رکورد MX.
- از طریق کد HTML در سایت (در صورت وجود).
روش اول شامل افزودن یک رکورد کنترل TXT در تنظیمات DNS دامنه است که توسط G Suite ارائه خواهد شد. روش دوم و سوم فقط در نوع رکورد با روش اول متفاوت است. و چهارم فقط در صورت داشتن یک وب سایت قابل انجام است: باید صفحه ای با نام خاصی (که توسط سرویس تنظیم شده است) ایجاد کنید و کد تأیید مشخص شده را به آن اضافه کنید.
پس از تأیید، تنظیمات ایمیل شرکتی در دسترس قرار می گیرد.
تنظیمات و ویژگی های ایمیل Google
Google بسیاری از تنظیمات و ویژگی‌های پیشرفته مختلف را برای سفارشی کردن ارائه می‌کند که همه آنها پولی هستند. لطفا توجه داشته باشید:
- اول، برایبرای امنیت بیشتر، می‌توانید ویژگی‌هایی مانند یک ورود به سیستم را فعال کنید. این به شما این امکان را می‌دهد تا با استفاده از یک صفحه وب، به کارمندان در حساب‌های پست الکترونیکی اجازه دهید تا به طور خاص به این افراد وارد شوند. یا به عنوان مثال، مدیریت رمز عبور، که به شما امکان می دهد رمزهای عبور گم شده کارمندان را بازیابی یا تغییر دهید. و همچنین مدیریت Google API، که غیرفعال کردن خدمات شخص ثالث از صندوق پستی و درایو را ممکن می‌سازد.
- دوم، می توانید کاربران را به سیستم پست اضافه کنید. برای انجام این کار، باید روی نماد "+" در پانل مربوطه کلیک کنید و اطلاعات مربوط به کارمند را وارد کنید، آدرس پستی جدیدی را در سیستم خود نشان دهید و رمز عبور اصلی را تنظیم کنید. با استفاده از این داده ها، او می تواند به حساب شرکت خود وارد شود.
- سوم، در صورت لزوم می توانید برای آدرس های ایمیل نام مستعار ایجاد کنید. یعنی آدرس دوم، نامه هایی که از آنها به آدرس اصلی ارسال می شود.
- چهارم، گزینه ای برای سازماندهی گروه ها و نامه های انبوه برای ارتباط کارکنان وجود دارد.
علاوه بر یک حساب ایمیل، همه کارمندان حداقل 30 گیگابایت فضای دیسک، یک تقویم همگام‌سازی شده، یک حساب +Google و دسترسی به تمام خدمات Google دریافت خواهند کرد.
چگونه ایمیل شرکتی در Yandex ایجاد کنیم؟
برای انجام این کار، باید تقریباً همان مراحلی را که برای سرویس Google انجام دادید، انجام دهید. باید دامنه ای را در Yandex. Mail ثبت کنید، تأیید کنید که متعلق به شماست (از طریق کد html و از طریق تنظیمات MX) و تنظیمات را ادامه دهید.
تفاوت اندکی وجود دارد -"Yandex" به کاربر پیشنهاد می دهد تا دامنه خود را تحت کنترل غول جستجو به منظور جلوگیری از تنظیمات دستی DNS واگذار کند. این را می توان از طریق وب سایت ثبت کننده، با پیروی از دستورالعمل های دقیق Yandex انجام داد.
پس از انجام همه اینها، می توانید شروع به یادگیری در مورد همه امکانات ایمیل رایگان برای یک دامنه از Yandex کنید.
تنظیمات و گزینه‌های ایمیل Yandex
اولین کاری که Yandex انجام می دهد این است که یک رکورد DKIM برای دامنه خود اضافه کنید تا ایمیل ها با موفقیت بیشتری برای هرزنامه بررسی شوند.
ایجاد حساب برای کارمندان نیز در اینجا آسان است: فقط نام، آدرس و رمز عبور اولیه را وارد کنید. این اطلاعات به شما کمک می کند تا وارد حساب کاربری خود شوید. مدیریت حساب به شما امکان می دهد اطلاعات شخصی، تغییر رمز عبور و وضعیت کاربر را در سیستم شرکت تغییر دهید.
"Yandex" به شما امکان می دهد تا 1000 آدرس پستی ایجاد کنید، صاحبان آنها می توانند از فضای دیسک و سایر خدمات به عنوان یک کاربر عادی استفاده کنند. و مدیر می‌تواند پیام‌ها و چت‌های انبوه، نامهای مستعار آدرس و ورود به سیستم را ایجاد کند.
نتیجه
برداشتن گام مهم در تصمیم گیری برای ایجاد یک ایمیل شرکتی در راه ایجاد یک تیم نماینده و مستحکم که شناخته شده باشد و بخواهد با آن تجارت کند، چیزی است که هر شرکت مشتاق باید برای رسیدن به آن تلاش کند. و نیازی به سرمایه گذاری بزرگ ندارد: استفاده از میزبانی پستی دو شرکت بزرگ در زمینه اینترنتفن آوری، شما می توانید سیستم پست شرکت خود را سازماندهی کنید. علاوه بر این، اگر محدودیت های "Yandex" رایگان برای شرکت ملموس شده باشد، امکان ادغام بدون دردسر با سرویس پولی G Suite وجود دارد که در آن این کاستی ها برطرف می شود.
