کلاینت و نامه Outlook یکی از برنامه ها و سرویس های بسیاری است که توسط مایکروسافت ایجاد شده است. آنها به کاربران امکان ارسال، دریافت ایمیل و سازماندهی روز کاری خود را با کمک یک سازمان دهنده داخلی ارائه می دهند. برای استفاده حداکثری از همه توابع تعبیه شده در برنامه، باید پیکربندی شود.
افزودن صندوق پستی به Outlook 2007
این مهمترین تنظیم در برنامه نامه است زیرا بدون اتصال ایمیل بی فایده است. برای تنظیم Outlook همانطور که باید، باید الگوریتم زیر را دنبال کنید:
- "Service" را در نوار منو انتخاب کنید.
- در منوی کشویی، روی مورد فرعی «تنظیمات حساب» کلیک کنید.
- در تب "E-mail"، روی دکمه "Create…" کلیک کنید.
- در پنجره "افزودن حساب"، ورود و رمز عبور را از صندوق پستی ثبت شده در Hotmail وارد کنید.
- برای پیکربندی دسترسی به سرورهای پست دیگرکادر کنار خط "پیکربندی دستی …" را علامت بزنید و روی "بعدی" کلیک کنید.
- "ایمیل اینترنتی" را انتخاب کنید.
- همه خطوط را پر کنید، پروتکل پیام های دریافتی را انتخاب کنید.
- روی دکمه "تنظیمات بیشتر" کلیک کنید.
- در برگه سوم، کادر کنار "سرور SMTP نیاز دارد …" را علامت بزنید.
- در آخرین برگه، شماره پورت و نوع رمزگذاری SSL یا TSL استفاده شده را وارد کنید.
- روی دکمه "بررسی حساب" کلیک کنید تا بررسی کنید آیا تنظیمات درست است یا خیر.
- برای تکمیل تنظیمات روی "بعدی" و "پایان" کلیک کنید.
ایجاد امضا برای پیام ها
این گزینه به شما امکان می دهد هر متن استانداردی را در هر نامه ارسال شده درج کنید: آرزوها، مخاطبین یا نام شرکت. Microsoft Outlook 2007 به شما این امکان را می دهد که چندین ورودی از این قبیل ایجاد کرده و آنها را به صندوق های پستی خاص متصل کنید. دو راه برای فراخوانی پنجره برای ایجاد یک امضای جدید وجود دارد. اولین مورد به شرح زیر است:
- در نوار ابزار، روی دکمه "ایجاد" کلیک کنید.
- در پنجره باز شده، به تب "Insert" بروید.
- دکمه "امضا" را فشار دهید و مورد فرعی "Signatures" را انتخاب کنید.
برای ایجاد امضا به روش دوم، شما نیاز دارید:
- به منوی "Service" بروید، مورد فرعی "Options" را انتخاب کنید.
- در پنجره باز شده، به تب "پیام" بروید و روی دکمه "امضاها" کلیک کنید.
ایجاد امضای جدید طبق الگوریتم زیر انجام می شود:
- روی دکمه سمت چپ ماوس روی دکمه "ایجاد" کلیک کنید. در پنجره جدید، نام متن آینده را وارد کنید.
- در نیمه پایین پنجره اصلی، متن مورد نیاز را وارد کرده و با استفاده از پانل به همین نام در بالای فیلد متن، آن را قالب بندی کنید. همچنین می‌توانید هر تصویر، کارت ویزیت یا پیوندی را به یک سند html وارد کنید.
چگونه Outlook 2007 را برای درج خودکار امضا در پیام تنظیم کنیم
برای فعال کردن این ویژگی، باید:
- نام درج مورد نظر را در لیست سمت چپ انتخاب کنید.
- در لیست سمت راست، انتخاب کنید که کدام حساب از آن استفاده کند و در چه مواردی درج شود (پیام های جدید یا پاسخ به نامه ارسال شده).
این روش راه‌اندازی درج امضای خودکار در Outlook را تکمیل می‌کند.
پاسخ خودکار به پیام ها
این ویژگی به شما امکان می دهد با ورودی از پیش آماده شده به ایمیل های دریافتی از فرستندگان خاص یا هر فرستنده پاسخ دهید. برای ایجاد آن، شما نیاز دارید:
- در منوی "File"، "Create" و "Message" را انتخاب کنید یا از "کلید داغ" Ctrl + N استفاده کنید.
- در پنجره باز شده، تمام متن مورد نیاز را وارد کنید.
- ذخیره به عنوان.oft (قالب Outlook) با استفاده از دستور Save As….
الگوریتم برای تنظیم پاسخ خودکار در Outlook 2007 به شرح زیر استراه:
- در میان منوهای اصلی، "Service" > "Rules and Alerts" را انتخاب کنید.
- در یک پنجره جدید، روی LMB روی دکمه "New…" کلیک کنید.
- در اولین کادر محاوره‌ای «جادوگر قوانین»، خط «بررسی پیام‌ها پس از دریافت» را انتخاب کنید و روی «بعدی» کلیک کنید.
- در کادر گفتگوی دوم "جادوگر"، کادر "Addressed only to me" را علامت بزنید و دوباره روی "بعدی" کلیک کنید.
- در پنجره سوم، کادر "پاسخ با استفاده از الگوی مشخص شده" را علامت بزنید. در بلوک "Step 2" روی کلمات برجسته شده با رنگ آبی کلیک کنید و یک فایل از پیش ساخته شده با پسوند.oft را انتخاب کنید.
- در پنجره چهارم، استثناهایی را برای پاسخ خودکار مشخص کنید.
- در آخرین پنجره، نام قانون را وارد کنید و یک علامت در کنار "فعال کردن قانون" قرار دهید تا کار خود را شروع کند.
برای تغییر یا حذف قانون ایجاد شده، باید روی دکمه های همنام در پنجره "قوانین و اعلان ها" کلیک کنید. این روشی است برای تنظیم پاسخ خودکار در Outlook 2007.
تغییر زمان
علاوه بر امکانات کار با نامه، Outlook دارای یک سازمان دهنده با یک تقویم است. گاهی اوقات سازمان دهنده زمان را در قالب 12 ساعته ای که در ایالات متحده اتخاذ شده است نمایش می دهد. هیچ راه یکپارچه ای برای تنظیم زمان در Outlook به فرمت معمول 24 ساعته وجود ندارد، زیرا برنامه به تنظیمات سیستم عامل ویندوز بستگی دارد. برای تغییر آنها، شما نیاز دارید:
- به "Control Panel" بروید و به "Regional and Language Options" یا "Language" برای Windows 8 بروید.
- برای ویندوزXP: "Settings" > "Time" tab> قالب زمان hh:mm:ss tt یا HH:mm:ss را به ترتیب برای زمان 12 و 24 ساعت انتخاب کنید.
- برای ویندوز 7: تب اول > دکمه "گزینه های بیشتر" > "زمان". مقادیر را از مرحله اول در خطوط مربوطه وارد یا انتخاب کنید.
- برای Windows 8: "Language"> "Change date format, etc." > "پارامترهای اضافی"> "زمان".
- برای ذخیره تنظیمات "OK" را فشار دهید.
این تنظیم زمان را کامل می کند.
هشدار
یک سرویس گیرنده ایمیل که کاربر خود را از پیام های جدید مطلع نمی کند، مجموعه ای از پنجره های زیبا است. تنظیم هشدارها در Outlook در صورت نیاز آسان است. برای انجام این کار، شما نیاز دارید:
- پنجره "Options" را باز کنید و روی دکمه "Mail Options" در برگه اول کلیک کنید.
- در کادر محاوره ای، روی "گزینه های بیشتر" کلیک کنید.
- در پنجره جدید در بلوک "هنگامی که پیام جدیدی در پوشه صندوق ورودی دریافت می شود" شکل های مورد نظر اعلان ها را علامت بزنید.
- برای تغییر پارامترهای اعلان پاپ آپ در "Desktop"، روی دکمه "تنظیمات اعلان ها در دسک تاپ …" کلیک کنید. می‌توانید شفافیت و زمان نمایش آن را تغییر دهید.
به تعداد خود راه‌ها برای تنظیم ویژگی‌های مختلف در Outlook وجود دارد. اما این روش برای یک کاربر عادی به اندازه کافی ساده است.
