اکثر کاربران عادی مستقیماً در سایت با ایمیل کار می کنند. عملکردی که ارائه می دهد برای ایجاد و دریافت ایمیل کافی است. اما اگر بخواهید همان نامه را برای تعداد زیادی از افراد ارسال کنید، باید پیام خاصی را در یک زمان خاص ارسال کنید، همچنان به ارسال نامه بدون مشارکت شخصی در حالی که او در تعطیلات در ساحل شنا می کند، ادامه دهید؟ در چنین مواردی، انواع برنامه ها و خدمات برای ارسال خودکار پستی به کمک می آیند. آنها از نظر عملکرد، پولی / رایگان، ویژگی های کار و بسیاری از عوامل دیگر متفاوت هستند، اما چیزی که آنها را متحد می کند این است که نیازی به حضور دائمی یک فرد برای کار ندارند. ایمیل ها را می توان 24 ساعت در روز با فواصل قابل تنظیم مختلف ارسال کرد.
چرا به خبرنامه نیاز داریم؟
این عقیده که وب سایت اصلی ترین و مؤثرترین ابزار بازاریابی است دور از واقعیت است. اکثر خریداران یک محصول یا خدمات در یک واحدبازدید از یک صفحه وب هنوز برای تصمیم گیری برای خرید آماده نیست. دلایل ممکن است متفاوت باشد، و در وهله آخر فراموشی پیش پا افتاده نیست. مشتریان به سادگی به یاد نمی آورند که چیزی را دیده اند که توجه آنها را جلب کرده است. برخی از خریداران بالقوه باید بارها و بارها به خود یادآوری شوند تا در نهایت خرید کنند. و ایمیل ارسالی خودکار به عنوان یک یادآوری عمل می کند.
امکان مشتریان و خدمات ایمیل
برنامه ها و خدمات زیادی برای ارسال خودکار مکاتبات، پولی و رایگان وجود دارد. عملکرد آنها به ارسال نامه بدون دخالت انسان محدود نمی شود، قابلیت های آن بسیار گسترده تر است:
- قبل از ارسال انبوه می توان با مطالعه آمار ارسال و تحویل این نامه ها، فعالیت مشتریان پس از دریافت آنها، اثربخشی نامه ها را روی گروه منتخبی از کاربران آزمایش کرد.
- سرویس‌ها به شما امکان می‌دهند با پردازش پیام‌های سرویس درباره خطاهای تحویل، فهرست مشترکین را به‌طور منظم به‌روزرسانی کنید. بنابراین، منابع سیستم برای ارسال پستی بی‌فایده به آدرس‌هایی که دیگر وجود ندارند هدر نمی‌رود.
- داده های آماری در مورد کلیک روی پیوند در ایمیل ها به ارزیابی اثربخشی یک کمپین تبلیغاتی کمک می کند.
- فناوری داخلی برای تعیین مکان مشترکین به شما امکان می دهد نامه ها را برای ارسال بر اساس جغرافیا انتخاب کنید.
- پایه ارسال نامه ها را می توان به روش های مختلف خودکار پر کرد، به عنوان مثال، با اسکنسایت های موجود در وب.
پاسخ های خودکار به حروف نیز پیکربندی شده است. این برای مثال هنگام خروج مفید خواهد بود. می توان به شخصی که آن را نوشته است اطلاع داد که نامه دریافت شده است، اما پاسخ آن پس از مدتی پس از بازگشت خواهد بود. اگر تغییری در آدرس ایمیل ایجاد شده باشد، دریافت نامه ارسال شده به آدرس قدیمی بسیار آسان است - فقط بازارسال را تنظیم کنید. اما چگونه به همه کسانی که می نویسند اطلاع دهیم که آدرس قدیمی دیگر مربوط نمی شود و دفعه بعد بهتر است مستقیماً به دیگری بنویسید؟ و نوشتن خودکار به این کمک خواهد کرد.
چنین برنامه هایی معمولاً دارای الگوهای حروف معمولی هستند که به راحتی می توان آنها را مطابق با نیازهای شما تغییر داد. با تشکر از همه اینها، ارسال خودکار به شما امکان می دهد کالاها و خدمات را با کمترین زمان و هزینه صرف تبلیغات، پردازش و تجزیه و تحلیل مکاتبات تبلیغ کنید.
چه چیزی بفرستید؟
محبوب ترین نامه ها تبریک (مثلاً پس از ثبت نام در منبع) و سپاسگزاری (مثلاً برای یک سفارش عالی یا همکاری طولانی مدت با یک شرکت) هستند.
احوالپرسی پرخواننده ترین نامه هاست. مردم به دیدن آنها عادت کرده اند، بیشتر آنها در جستجوی اطلاعات مفید یا جالب آنها را باز می کنند.
نامه های قدردانی ممکن است حاوی اطلاعاتی در مورد سفارش، روش تحویل، تبلیغات و تخفیف های مختلف برای مشتریان عادی باشد. همه اینها مردم را به خود جذب می کند و چنین نامه هایی معمولاً خوانده می شوند یا حداقل به طور تصادفی به آنها نگاه می شود.
نوشتن خودکار می تواندارائه محصولات مرتبط با محصولاتی که شخص خریداری کرده یا به آنها علاقه مند بوده است. نامه ها به شما این امکان را می دهد که به عنوان مثال تولد خود را تبریک بگویید و یک پیشنهاد سودمند فردی ارائه دهید.
برای کار با مشکلات پیچیده مشتری، البته از قبل به متخصصان نیاز است. اما مشکلات ساده‌تر، به لطف حروف خودکار، می‌توانند در شبانه‌روز و هر روز زمانی که کاربران به آنها نیاز دارند، حل شوند.
در میان انواع برنامه ها و خدمات، برنامه Outlook مایکروسافت به خوبی شناخته شده است، بنابراین روش های ایجاد لیست های پستی، پاسخ های خودکار و ارسال نامه های خاص به آدرس های دیگر با استفاده از مثال آن در نظر گرفته می شود.
خبرنامه
برای ارسال نامه به گروه بزرگی از افراد، نیازی به افزودن دستی آنها به لیست پستی هر بار نیست. برای انجام این کار، می توانید یک لیست پستی ایجاد کنید. در برگه اصلی برنامه، باید مورد «ایجاد گروه مخاطب» را انتخاب کنید، سپس نامی برای این گروه تعیین کنید و به آن اعضا اضافه کنید. لیست شرکت کنندگان و نام گروه در صورت لزوم ویرایش یا به طور کامل حذف می شود. همان مخاطب را می توان در تعداد زیادی از گروه های کاربری که به صورت خودکار به آنها ارسال می شود، گنجانده شود. این باعث صرفه جویی در زمان می شود.
نوشتن خودکار: چگونه انجام دهیم
گاهی اوقات لازم است نامه ای خودکار در زمان مشخصی ارسال شود و در صورت عدم حضور خود فرستنده در رایانه. ارسال خودکار ایمیل ها در Outlook به شما این امکان را می دهد که این کار را انجام دهید. شما باید یک نامه معمولی بنویسیدفایل های مورد نظر خود را به آن پیوست کنید، گیرنده(ها) یا لیست پستی را مشخص کنید و سپس به بخش منوی "گزینه ها" بروید. در ادامه این بخش، مورد "تأخیر در تحویل" انتخاب شده است و سپس - "تا تحویل نگیرید". سپس تمام پارامترهای لازم از جمله تاریخ و زمان ارسال نامه، وجود یا عدم وجود اعلان‌های تحویل و خواندن و غیره پیکربندی می‌شوند.
پس از مشخص کردن تمام داده های لازم، یک ایمیل ارسال کنید. در پوشه نامه های ارسال شده ذخیره می شود، اما در واقع فقط در روز و ساعت مشخص شده به گیرنده می رود. مهم است که در این زمان رایانه روشن است، برنامه روی آن در حال اجرا است و همچنین اتصال به اینترنت وجود دارد. اگر این شرایط در زمان مناسب ایجاد نشده باشد، ارسال خودکار نامه ها در لحظه ای که نهایتاً برآورده می شوند رخ می دهد. این خیلی راحت نیست، اما هیچ کاری نمی توانید در مورد آن انجام دهید.
ارسال خودکار ایمیل‌های Outlook
دو راه برای ارسال نامه از مخاطب اول به دیگران وجود دارد - ارسال و تغییر مسیر. نامه های ارسال شده با وجود علامت اختصاری FW در موضوع متمایز می شوند و گیرنده می بیند که نامه در ابتدا از کدام آدرس ارسال شده است و بعداً از کدام آدرس برای او ارسال شده است. تغییر مسیر برای گیرنده قابل توجه نیست، او نامه را همانطور که توسط اولین فرستنده ارسال شده است می بیند.
کنترل فوروارد
می توانید فوروارد کردن مطلقاً همه پیام ها را تنظیم کنید یا قوانینی را ایجاد کنید که چه و چه زمانی باید فوروارد شوند. در این حالت، پیام های فوروارد شده در پوشه ذخیره می شوند"صندوق ورودی". برنامه نامه ارسالی را تجزیه و تحلیل می کند و اگر شرایط مشخص شده در قوانین را داشته باشد، عمل مشخص شده توسط این قانون را انجام می دهد. این می تواند نه تنها ارسال خودکار نامه ها یا پاسخ به آنها باشد، بلکه می تواند آن را به یک پوشه خاص منتقل کند، یعنی مرتب سازی، حذف، و غیره.
برای ایجاد قوانین برای پردازش مکاتبات ورودی، باید مورد "قوانین" را در برگه اصلی برنامه انتخاب کنید. علاوه بر این، در منوی "مدیریت قوانین و هشدارها"، الگوریتم های پردازش نامه های دریافتی به طور مستقیم پیکربندی شده اند.
انکار فوروارد
برخی از ایمیل‌ها نمی‌توانند بازارسال شوند - این زمانی اتفاق می‌افتد که فرستنده روی نامه‌ای که ارسال می‌کند محافظتی قرار داده باشد و گیرنده نتواند این اطلاعات را با دیگران به اشتراک بگذارد. چنین محدودیتی فقط توسط فرستنده برداشته می شود، گیرنده به هیچ وجه قادر به انجام این کار نخواهد بود.
همچنین در شرکت‌ها، مدیر سیستم می‌تواند قوانین خود را تنظیم کند که ارسال کامل نامه‌ها را به خارج از شبکه شرکت و حتی گاهی در داخل آن محدود یا ممنوع می‌کند. این برای محافظت از اطلاعات شرکت انجام می شود.
پاسخ‌های خودکار
اگر مخاطب به دلیل سفر کاری، تعطیلات، بیماری یا به دلایل دیگر غایب باشد، می توان پاسخ خودکار به نامه ها را تنظیم کرد. اگر نامه در یک سرویس پستی شرکتی قرار دارد، می‌توانید پاسخ‌های متفاوتی به نامه‌های دریافتی از سایر کارمندان شرکت و نامه‌های دریافتی از خارج ایجاد کنید.
برای فعال کردن این عملکرد، در منوی برنامه در بخش "پرونده"، مورد "پاسخ خودکار" را انتخاب کنید، جایی که باید "ارسال خودکار پاسخ" را انتخاب کنید. در این قسمت متن نامه ها نوشته شده و مدت زمان ارسال این پاسخ ها مشخص شده است. اگر کاربر قبل از پایان این دوره آنلاین باشد، از او خواسته می‌شود که این ویژگی را غیرفعال کند.
برای مدت اعتبار پاسخ‌های خودکار، می‌توانید قوانین پردازش نامه را تنظیم کنید، برای مثال، آنها را به سایر کارمندان شرکت ارسال کنید که می‌توانند مشکلات پیش‌آمده را حل کنند و غیره.
راهنمای تفصیلی در برنامه موجود است، و همچنین نکات ابزار برای کمک به جلوگیری از اشتباهات رایج هنگام کار با آن.
