وجود ایمیل برای هر کاربر رایانه شخصی در دنیای مدرن یک امر عادی و یک ضرورت است. شخصی یک آدرس ایمیل دارد، کسی به دلیل نیازها یا ترجیحات، چندین صندوق پستی دارد. مکاتبه با دوستان، مشتریان، نامه های پستی، اعلان ها در مورد رویدادهای آینده - همه اینها به بخشی جدایی ناپذیر از زندگی تبدیل شده است. اگر یک آدرس دارید، بررسی نامه های جدید و ارسال پاسخ بسیار ساده است. اگر چندین آدرس ایمیل وجود داشته باشد، وضعیت بسیار پیچیده‌تر می‌شود.
برنامه های ایمیل برای کار همزمان با تعداد معینی از حساب ها توسعه یافته اند. محبوب ترین آنها Outlook است که مایکروسافت آن را به طور پیش فرض با مایکروسافت آفیس همراه با برنامه های دیگر ارسال می کند.
مزایای انتخاب Outlook به عنوان مشتری ایمیل شما
استفاده از برنامه مایکروسافت به شما امکان می دهد:
- اطلاعات را از صندوق های پستی و سرورهای مختلف در یک برنامه جمع آوری کنید.
- در زمان دانلود صرفه جویی کنیدو به روز رسانی لیست صندوق ورودی را مشاهده کنید.
- تنظیم دوره همگام‌سازی برای صندوق‌های پستی.
- استفاده از مرتب‌سازی، گروه‌بندی و اختصاص فیلترها به مکاتبات ورودی بر اساس اولویت‌ها.
- پشتیبان گیری و بایگانی محتویات صندوق پستی.
- پاسخ سریع به ایمیل های دریافتی در یک برنامه.
- هنگام استفاده از صندوق پستی حاوی تعداد زیادی حروف، اطلاعات را به سرعت بازیابی کنید.
فراوانی توابع و تنظیمات Outlook به ما این امکان را می دهد که این برنامه را در بین برنامه های مشابه سایر توسعه دهندگان پیشتاز بدانیم.
در تاریخ بیست ساله وجود مدیر ایمیل، 8 نسخه منتشر شد که مایکروسافت با توسعه و انتشار نسخه‌های جدید سیستم‌عامل‌های Windows و Mac OS آنها را ایجاد کرد.
از کجا شروع کنیم
کاربرانی که برای اولین بار با استفاده از برنامه مواجه می شوند اغلب در مورد اینکه چه چیزی و کجا Outlook را پیکربندی کنند سوال دارند تا هنگام کار با نامه هیچ مشکل و نقصی نداشته باشد. راه‌اندازی نامه با افزودن حساب‌ها در اولین راه‌اندازی برنامه شروع می‌شود.
پنجره خوش آمدگویی و ایجاد صندوق پستی
Initial Setup Wizard یک گفتگو را باز می کند که در آن فقط باید روی دکمه "بعدی" کلیک کنید.
در یک پنجره جدید، اگر حساب‌های ایمیل معتبری وجود دارد، باید مطمئن شوید که مورد "بله" برجسته شده است و برای رفتن به مرحله بعدی دوباره از "بعدی" استفاده کنید.
تنظیم خودکار
هنگامی که پنجره "افزودن یک حساب جدید" ظاهر می شود، به شما پیشنهاد می شود بین تنظیمات خودکار و دستی حساب انتخاب کنید. راه‌اندازی خودکار Outlook در مواردی کار می‌کند که برنامه می‌تواند تنظیمات مربوط به اتصال به سرور ایمیل را به تنهایی دریافت کند. برای انجام این کار، فقط لاگین و رمز عبور حساب ایمیل خود را وارد کنید.
تنظیم دستی
اما بیشتر اوقات برای همگام سازی صحیح و اتصال به صندوق پستی باید تنظیمات اضافی را برای نامه Outlook انجام دهید. هنگام باز کردن بخش "پیکربندی دستی تنظیمات سرور یا انواع دیگر سرورها" دسترسی داده می شود.
در گفتگوی جدیدی که باز می شود، اولین گزینه "اینترنت ایمیل" از انواع اتصالات ممکن انتخاب می شود.
چه اطلاعاتی برای راه اندازی نامه Outlook لازم است
هنگام انتقال به پنجره بعدی، از کاربر خواسته می شود 7 فیلد را پر کند:
- "نام را وارد کنید" برای اطلاعات مربوط به مالک، مانند نام و نام خانوادگی، یا یک مخفف مناسب است. این داده ها به عنوان فرستنده در پیام نمایش داده می شود.
- "آدرس ایمیل" - نام حساب ایمیلی که باید اضافه شود.
- "نوع حساب" - پیشنهاد می شود یکی از گزینه ها را از لیست استاندارد انتخاب کنید. برای دسترسی صحیح به مکاتبات، POP3 مورد نیاز است.
- "سرور ایمیل ورودی" -آدرس نامه های دریافتی ثبت شده است. آدرس به صورت زیر شکل می گیرد: pop. و آدرس پستی به عنوان مثال: pop.yandex.ru، pop.gmail.ru. اگر ایمیل شرکتی دارید، می‌توانید آدرس سرور و تنظیمات اضافی را با سرپرست سیستم خود یا در بخش راهنمای میزبانی بررسی کنید.
- آدرس فیلد "سرور ایمیل خروجی" به همین ترتیب شکل می گیرد، اما به جای pop. smtp ثبت شده به عنوان مثال: smtp.yandex.ru، smtp.gmail.ru.
- فیلدهای مربوطه نام کاربری و رمز عبور برای اتصال به صندوق پست را نشان می دهد.
- در برخی شرایط (به عنوان مثال، ایمیل ایجاد شده با استفاده از خدمات یک شرکت میزبان)، آدرس سرور برای نامه های ورودی و خروجی با آدرس های استاندارد متفاوت است، و پیام ها فقط از طریق یک اتصال در یک رد و بدل می شوند. پورت خاص برای تعیین تنظیمات مناسب باید در قسمت تعیین و فعال کردن گزینه‌های اضافی به دکمه «تنظیمات دیگر» بروید. در پنجره جدیدی که ظاهر می شود، به برگه "Outgoing Mail Server" بروید. اگر میزبان یا ارائه دهنده خدمات پستی به مجوز SMTP نیاز دارد، باید کادر کنار "SMTP به احراز هویت نیاز دارد" را علامت بزنید. در قسمت "نام کاربری و رمز عبور" داده های مربوطه را وارد کنید. علامت تیک کنار "رمز عبور را به خاطر بسپار" به شما امکان می دهد هر بار برای همگام سازی داده ها رمز عبور وارد نکنید. برای تعیین پارامترهای اتصال اضافی، به تب "Advanced" بروید. در این قسمت باید شماره پورت ها را مشخص کنیداتصال به سرور پست الکترونیکی ورودی و خروجی باید به خاطر داشت که اعداد متفاوت هستند و هنگام وارد کردن داده ها باید دقت شود. "اتصال رمزگذاری شده مورد نیاز (SSL)" باید بررسی شود و نوع رمزگذاری باید SSL باشد.
تنظیمات با فشار دادن دکمه OK ذخیره می شوند
پس از تکمیل اطلاعات وارد شده برای ایمیل، می توانید با کلیک بر روی دکمه "بررسی حساب" صحت کار را بررسی کنید. در صورت بروز خطا، برنامه اتفاق را گزارش می‌کند و دلیل آن را نشان می‌دهد. کافی است مشکل را برطرف کنید و بررسی تنظیمات را تکرار کنید.
اگر همه تنظیمات درست باشد، اتصال به حساب ایمیل انجام می شود و یک پیام آزمایشی ارسال می شود.
جادوگر برنامه را تکمیل کنید و با کلیک کردن روی دکمه "پایان" پنجره را ببندید.
اگر نیاز به ایجاد تغییرات در تنظیمات، افزودن یا حذف یک صندوق پستی دارید، باید بخش "Account Settings" را در منوی "File" پیدا کنید.
کار با پوشه ها. قوانین Outlook
کار با Outlook همچنین مستلزم توانایی ایجاد پوشه ها و قوانینی است که به شما امکان می دهد مکاتبات ورودی را مطابق با الزامات و نیازهای مشخص شده به طور خودکار مرتب کنید. استفاده از این ویژگی باعث صرفه جویی در زمان برای بررسی ایمیل های دریافتی و اطلاع از رسیدها می شود.پیام مهم دریافتی تقریباً بلافاصله.
برای ایجاد یک پوشه جدید، کافی است دنباله دستکاری های زیر را انجام دهید:
- در منوی پیمایش سمت چپ، باید پوشه "Inbox" را با مکان نما پیدا کرده و برجسته کنید.
- در منوی "File"، روی "Folders" کلیک کنید، سپس "Create Folder" را انتخاب کنید.
- در قسمت "Folder name" نام مورد نظر را وارد کنید. اطمینان حاصل کنید که نمای "موارد نوع نامه" در قسمت پایین "محتوای پوشه" انتخاب شده باشد و پوشه اصلی به عنوان پوشه والد "Place Folder In" انتخاب شده باشد.
- ایجاد یک پوشه جدید را با فشار دادن دکمه OK کامل کنید.
بعد، می توانید قوانینی ایجاد کنید که بر اساس آن پیام ها در پوشه ها مرتب شوند. تنظیمات و قوانین Outlook با در نظر گرفتن پوشه نهایی که پیام دریافتی باید در آن قرار گیرد، و مجموعه ای از پارامترها، که می تواند نوع نامه، فرستنده، کلمات کلیدی در موضوع یا متن مکاتبات باشد، نوشته می شود. علاوه بر این، می توانید رنگ خاصی را به پیام های یک فرستنده خاص یا پیام های خصوصی اختصاص دهید. دسترسی به ایجاد، ویرایش و حذف قوانین از طریق آیتم "سرویس"، "قوانین و هشدارها" انجام می شود.
نحوه بازنشانی کارخانه ای
اگر نیاز دارید تنظیمات Outlook را به حالت اولیه بازنشانی کنید، فقط حساب و فایل داده حساب های متصل را از طریق "Control Panel" در بخش "Mail" حذف کنید. این روش چند دقیقه طول می کشد و به شما امکان می دهد پیکربندی کنیدOutlook در حال افزودن صندوق‌های پستی جدید.
پس از مطالعه عمیق‌تر قابلیت‌های Outlook، توصیه می‌شود از برنامه نه تنها به‌عنوان سرویس گیرنده ایمیل، بلکه به‌عنوان دفترچه یادداشت، سازمان‌دهنده و برنامه‌ریز رویداد استفاده کنید. لازم به ذکر است که در آخرین نسخه منتشر شده از بسته مایکروسافت آفیس، بسیاری از دلایل شکایات کاربران حذف شده و برنامه قابلیت های جدیدی برای کارایی بیشتر دریافت کرده است.
