ایمیل، به دلیل مزایای زیاد نسبت به نامه های کاغذی، مدت هاست که به یکی از اصلی ترین انواع ارتباطات تبدیل شده است. با این حال، مانند بسیاری از نوآوری های تکنولوژیکی دیگر، این نوع ارتباطات قوانین خاص خود را دارد. علیرغم این واقعیت که ارتباط از طریق پست اینترنتی به بخشی جدایی ناپذیر از بسیاری از زمینه های زندگی تبدیل شده است، اکثر کاربران قادر به پاسخگویی به این سوال که اجزای یک ایمیل چیست، نخواهند بود.
ساختار ایمیل از دیدگاه کاربر
پیام های ایمیل هم مشابه هستند و هم با نامه های کاغذی آشنا برای نسل قدیمی تر. اما صرف نظر از سرویس ایمیل، ساختار ایمیل همیشه یکسان است. بیایید اجزای یک ایمیل را فهرست کنیم و هر یک از آنها را به اختصار شرح دهیم:
- فیلد "به". این فیلد حاوی آدرس گیرنده است. اگر چندین گیرنده وجود دارد، آنها را با نقطه ویرگول از هم جدا کنید.
- فیلد "موضوع". در بسیاری از خدمات پستی، اجباری در نظر گرفته می شود. و اگر موضوع به درستی در آن مشخص شده باشد، پیدا کردن حرف برای کاربران آسان تر خواهد بود.
- بدنه نامه. متن ایمیل حاوی متن اصلی است.
اجزای ایمیل پنهان
ما به ساختار قابل مشاهده نامه نگاه کرده ایم. اما علاوه بر عناصر قابل مشاهده با چشم غیر مسلح، فیلدهای زیر را نیز می توان به اجزای یک ایمیل نسبت داد:
- از چه کسی (این قسمت به طور خودکار پر می شود)؛
- کپی (علاوه بر مخاطب اصلی، یک کپی از نامه برای شخص دیگری ارسال می شود)؛
- کپی کور (در صورتی استفاده می شود که نسخه ای از نامه بدون اطلاع مخاطب اصلی ارسال شود)؛
- پیوست.
اجزای ایمیل از نقطه نظر فنی
از نقطه نظر فنی، هر ایمیلی شامل اجزای زیر نیز می شود:
- هدرها، یا همان طور که به آن ها نیز می گویند، پاکت های پروتکل SMTP. این هدرها ممکن است در متن ایمیل گنجانده شوند یا نباشند. یعنی زمانی ممکن است که سرور ایمیل اطلاعات بیشتری از آنچه در متن پیام نشان داده شده است داشته باشد. هدر حاوی آدرس فرستنده، گیرندگان و آدرس میزبان ارسال کننده است.
- خود پیام که به زبان پروتکل های SMTP استداده نامیده می شود. به نوبه خود به زیر تقسیم می شود:
- سرصفحه نامه - بر اساس قیاس با نامه کاغذی، حاوی داده هایی در مورد سرورهای پستی است که نامه از آنها عبور کرده است، و برخی اطلاعات دیگر؛
- بدنه نامه - متن خود نامه.
ساختار ایمیل برای مکاتبات تجاری
اگر تاکنون در مورد ساختار یک ایمیل از نقطه نظر فنی صحبت می کردیم، اکنون بیایید به عناصر یک ایمیل خوش نوشته برای مکاتبات تجاری نگاهی بیندازیم، زیرا هر شرکتی که به خود احترام می گذارد سعی می کند از آن پیروی کند. با استانداردهای عمومی پذیرفته شده ارتباطی.
اگرچه تعداد زیادی طبقه بندی مختلف از پیام های الکترونیکی وجود دارد، اما بر اساس ساختار طراحی به دو گروه تقسیم می شوند. گروه اول نامه های ارتباطی هستند که در جریان کار مورد استفاده قرار می گیرند. دوم توافق نامه است: پیام هایی که جلسه را خلاصه می کند، مهلت های تکمیل کار و سایر جنبه های مهم را برای روشن کردن اقدامات مورد نیاز هر یک از طرفین نشان می دهد.
بیایید اجزای هر نوع ایمیل را جداگانه فهرست کنیم.
نامه-ارتباطات
ساختار آن باید شامل: باشد
- موضوع ایمیل. در این زمینه، بهتر است دقیقاً آنچه را که از میزبان انتظار دارید مشخص کنید، مانند توافق در مورد زمان جلسه، فهرستی از مسائلی که باید در نظر گرفته شود و غیره.
- با سلام. حتی اگر قرار باشد نامه برای چند نفر ارسال شود،اخلاق ارتباطات تجاری مستلزم احوالپرسی اجباری مخاطبان است.
- محتوای پیام. متن واقعی ایمیل، که درخواست را تا حد امکان به طور خاص توصیف می کند.
- امضای شرکتی. نکته ای که خیلی ها فراموش می کنند. یک الگوی امضا که به درستی ترکیب شده باشد شامل نام کامل و موقعیت نویسنده، اطلاعات تماس او (شماره تلفن، پیوندهای وب سایت شرکت، ایمیل و غیره) است. امضا ممکن است بسته به قوانین و مقررات اتخاذ شده توسط سازمان متفاوت باشد.
- فیلدهای "To" و "Cc". آنها به دلایلی در آخرین فهرست قرار می گیرند - با پر کردن آنها در آخرین لیست، امکان ارسال پیام ناتمام یا تأیید نشده را از بین خواهید برد.
موافقتنامه
همانطور که در بالا ذکر شد، از این نوع پیام الکترونیکی برای جمع بندی نتایج جلسه، نشان دادن برنامه اقدام برای هر طرف و تعیین ضرب الاجل استفاده می شود. چنین نامه هایی نوعی "پروتکل" جلسات هستند و به شما امکان می دهند اطلاعات را به راحتی ساختار دهید. نامه ای از این نوع بر اساس طرح ساخته شده است:
- با سلام. اگر تعداد شرکت‌کنندگان در جلسه که در نامه خلاصه می‌شود کم بود، می‌توانید همه را با نام فهرست کنید یا از یک نوع خوشامدگویی عمومی استفاده کنید.
- تکرار هدف جلسه که نتایج آن در نامه خلاصه شده است.
- فهرست موضوعاتی که در این جلسه مورد بحث قرار گرفت. برای هر موضوع، توافقات، تصمیمات و مهلت اجرا مشخص شده است.
- فهرست مسائلی که نیاز به حل فوری ندارند، اما نباید نادیده گرفته شوند.
- توضیح نظر شرکت کنندگان در جلسه - آیا همه چیز در نظر گرفته شده است؟
- امضای الگو.
