سیستم های ارزیابی عملکرد پرسنل مبتنی بر KPI در روسیه محبوبیت بیشتری پیدا می کنند. مزایای اصلی چنین مکانیزم‌هایی در بازتاب منطقی فعالیت‌های شرکت‌ها است.
KPI: چیست
KPI (KPIs) مخفف انگلیسی برای "شاخص‌های عملکرد کلیدی" است، در روسی به آن KPIs می‌گویند - شاخص‌های عملکرد کلیدی (گاهی اوقات پارامترها). اما در صدای اصلی خارجی از آن به عنوان یک هنجار استفاده می شود. KPI سیستمی است که به شما امکان می دهد عملکرد کارکنان شرکت را برای دستیابی به اهداف (استراتژیک و تاکتیکی) ارزیابی کنید.
"شاخص های کلیدی" به شرکت اجازه می دهد تا کیفیت ساختار خود، پتانسیل در حل مشکلات را تجزیه و تحلیل کند. بر اساس KPI، یک سیستم مدیریت هدف نیز شکل می گیرد. این مهمترین عامل است: اگر هیچ نشانه ای از هدف قرار دادن شاخص های عملکرد وجود نداشته باشد، پس چیزی برای اعمال "شاخص های کلیدی" وجود ندارد. بنابراین مدیریت بر اساس اهداف و KPI دو پدیده مرتبط با یکدیگر هستند. اول شامل پیش‌بینی نتایج کار و همچنین برنامه‌ریزی چگونگی دستیابی به این نتایج است.
چه کسی KPI را ارائه کرد؟
با این حال، تاریخ پاسخ روشنی به این سوال نمی دهدمی‌توانید ببینید که چگونه مدیریت جهانی KPIها را درک کرد، آنها چیست و چرا مفید هستند. در اواخر قرن نوزدهم و اوایل قرن بیستم، ماکس وبر جامعه شناس تشخیص داد که دو راه برای ارزیابی کار کارکنان وجود دارد: به اصطلاح "سلطان" و شایسته سالار. طبق اولی، رئیس ("سلطان") به صلاحدید خود ارزیابی کرد که چگونه یک فرد با وظایف خود کنار می آید. شروع عقلانی در اینجا نقش ثانویه ایفا می کند، نکته اصلی درک احساسی صرفاً از کار یک زیردست است.
روش شایسته سالاری زمانی است که نتایج کار با دستاوردهای واقعی و با دخالت مکانیسم های اندازه گیری عینی ارزیابی می شود. این رویکرد توسط نظریه پردازان مدیریت در کشورهای غربی اقتباس شد و به تدریج به آنچه ما به عنوان سیستم KPI می شناسیم تبلور یافت. نقش مهمی در نظام‌مند کردن ارزیابی منطقی عملکرد پرسنل، آثار پیتر دراکر بود که به نظر می‌رسد مدیریت را به یک رشته علمی تبدیل کرده است. مفاهیم دانشمند به طور مستقیم بیان می کند که اهداف وجود دارد، اما ارزیابی درجه دستیابی به آنها از طریق شاخص های کلیدی عملکرد وجود دارد.
مزایای KPI
جنبه مثبت اصلی سیستم KPI وجود مکانیزمی برای ارزیابی کار و کار شرکت به عنوان یک کل است که برای همه کارکنان شرکت شفاف است. این به مقامات اجازه می دهد تا عملکرد تمام ساختارهای زیرمجموعه را در زمان واقعی ارزیابی کنند، پیش بینی کنند که چگونه وظایف حل می شوند و به اهداف دست می یابند. مزیت بعدی KPI این است که مدیریت ابزاری برای تنظیم کار زیردستان در صورت عقب ماندن نتایج فعلی دارد.از برنامه ریزی شده.
اگر، برای مثال، اندازه گیری عملکرد در نیمه اول سال نشان داد که برخی از پارامترهای عملکرد به اندازه کافی بالا نیستند، کارگاه هایی برای شناسایی دلایل و تشویق کارکنان به عملکرد بهتر پس از شش ماه آینده برگزار می شود. یکی دیگر از جنبه های مثبت KPI، بازخورد بین متخصص و مدیر است. اولی نه فقط دستورالعمل ها و گاهی اوقات به ظاهر مغرضانه، بلکه نظرات مستدل را دریافت می کند، دومی با مشخص کردن اشتباهات و کاستی ها در کار انجام شده توسط زیردستان، عملکرد را بهبود می بخشد.
معایب KPI
نتایج ارزیابی‌ها در چارچوب KPIها (شاخص‌های عملکرد به این ترتیب) را نمی‌توان به درستی تفسیر کرد و این نقطه ضعف اصلی این سیستم است. به عنوان یک قاعده، احتمال وقوع چنین مشکلی کمتر است، در مرحله شکل گیری معیارها برای چگونگی ارزیابی پارامترهای عملکرد توجه بیشتری می شود. یکی دیگر از منفی های KPI این است که شرکت ها باید منابع زیادی را برای اجرای این سیستم صرف کنند (معمولاً در زمان، کار و امور مالی محاسبه می شود). ما البته در مورد کار بر روی پارامترهای کلیدی اثربخشی سطح مناسب توضیح صحبت می کنیم. این امکان وجود دارد که لازم باشد بازآموزی در مقیاس بزرگ کارمندان انجام شود: متخصصان - با توجه به تغییر وظایف و در نتیجه شرایط کاری، در حالی که مدیریت باید بر روش های جدیدی برای ارزیابی کار زیردستان تسلط یابد. ممکن است شرکت آماده نباشد که به تیم زمان اضافی برای تسلط بدهدنوآوری ها.
جزئیات اجرای KPI
وظیفه اصلی هنگام اجرای یک سیستم KPI ("از ابتدا") جلوگیری از نگرش منفی کارمندان نسبت به آن است. بنابراین، مدیریت شرکت نیاز دارد تا معنا و مزایای عملی نوآوری ها را به وضوح به هر یک از زیردستان منتقل کند، که کار آنها منوط به ارزیابی بعدی برای اثربخشی است. بهترین روش در اینجا، به گفته برخی از کارشناسان حوزه منابع انسانی، ارائه فردی، توضیحی برای متخصصان در موقعیت های خاص است: KPI - آنها چیست و چرا این سیستم را در یک شرکت پیاده سازی می کند.
تحمیل بی قید و شرط پارامترهای کارایی با دستور کار اشتباهی است، اما اقدام لازم، درخواست از سوی مقامات ارشد شرکت است. به عنوان مثال، اگر یک مدیر خط به زیردستان در بخش خود در مورد اجرای قریب الوقوع KPI اطلاع دهد، این اطلاعات نیز باید توسط مدیر عامل تایید شود. متخصص باید درک کند که سیستم شاخص های کلیدی عملکرد اختراع رئیس نیست، بلکه عنصری از سیاست استراتژیک کل شرکت است.
زمان بهینه برای اجرای KPI
در بین کارشناسان نظری وجود دارد که شاخص های KPI، اگر در مورد یک سیستم صحبت می کنیم، باید به طور همزمان در تمام سطوح مدیریت شرکت - از متخصصان عادی گرفته تا مدیران ارشد - پیاده سازی شوند. با توجه به این دیدگاه، زمان اجرای شاخص های کلیدی عملکرد را نمی توان در زمان تمدید کرد: سیستم بلافاصله شروع به کار می کند. تنها سوال این است که چگونه می توان لحظه راه اندازی آن را به طور بهینه انتخاب کرد. دیدگاهی وجود دارد که اطلاع رسانی کافی استکارمندان در مورد شروع KPI در حدود سه ماه. این برای کارکنان شرکت کافی است تا ویژگی های ارزیابی آینده اثربخشی کار خود را مطالعه کنند.
همچنین این تز وجود دارد که KPI برای مدتی می تواند به موازات سیستم پرداخت قبلی کار کند. بسته به میزان لیبرالیسم مقامات، کارمند می تواند انتخاب کند که براساس کدام طرح به او دستمزد پرداخت می شود. شما می توانید از طریق جوایز و پاداش ها، شرایط دریافت را که به وضوح در پارامترهای کلیدی مشخص می شود، به طور کامل به فرد انگیزه دهید تا طبق KPI جدید کار کند.
مراحل ایجاد یک سیستم KPI
در واقع، به این ترتیب، معرفی مکانیسم های KPI با چندین مرحله کار مقدماتی انجام می شود. اولاً، این دوره مربوط به تدوین اهداف استراتژیک است که برای شرکت تعیین می شود. به عنوان بخشی از همان مرحله کار، مفهوم کلی به حوزه های تاکتیکی تقسیم می شود که اثربخشی آنها باید اندازه گیری شود. در مرحله دوم، توسعه شاخص های کلیدی عملکرد، تعریف ماهیت آنها است. ثالثاً، این کار بر روی توزیع اختیارات رسمی مربوط به اجرای سیستم است، به طوری که هر مسئول سؤالی مانند "KPI - آنها چیست؟" می پرسد.
بنابراین، همه شاخص ها به افراد خاص (بخش) در شرکت اختصاص داده می شود. چهارم، فرآیندهای فعلی کسب و کار ممکن است نیاز به تنظیم داشته باشند (اگر استراتژی به روز شده آن را ایجاب کند). پنجم، توسعه یک سیستم انگیزشی جدید استکارمندان، فرمول های حقوق و دستمزد را بر اساس معیارهای تازه ایجاد می کنند. پس از تکمیل تمام مراحل مشخص شده، می توانید سیستم KPI را راه اندازی کنید.
نیازمندی KPI
همانطور که در بالا ذکر شد، KPIها شاخص های کلیدی عملکرد هستند که به طور جدایی ناپذیری با اهداف شرکت مرتبط هستند. کیفیت توسعه هدفمندی نیاز اصلی سیستم KPI است. اهداف را می توان بر اساس اصول مختلفی شکل داد، اما یکی از محبوب ترین آنها در محیط منابع انسانی، مفهوم SMART است. به معنای «مشخص» (مشخص)، «قابل اندازه گیری» (قابل اندازه گیری)، «دست یافتنی» (قابل دستیابی)، «مربوط به نتیجه» (مربوط)، «محدود به زمان» (محدود به زمان)، و در نتیجه، دادن. KPIهای کارآمد و با کیفیت.
نمونه‌هایی از اهدافی که این معیارها را برآورده می‌کنند: «باز کردن تعداد زیادی (قابل اندازه‌گیری) (مشخص) در یک شهر (مرتبط) در سه ماهه اول (محدود به زمان)»، یا «فروش تعداد زیادی بلیط هواپیما به چنین مواردی». و چنین کشوری در سه هفته. هر هدف باید به وظایف تقسیم شود که به نوبه خود به سطح KPIهای شخصی (برای کارمندان یا بخش ها) کاهش می یابد. عدد بهینه طبق نظر برخی کارشناسان 6-8 است.
KPI Automation
یکی از عوامل اجرای موفقیت آمیز KPI زیرساخت های تکنولوژیکی است. از آنجایی که شاخص های کلیدی عملکرد مجموعه ای از شاخص های منطقی هستند، یک کامپیوتر کار بسیار خوبی با آنها انجام می دهد. راه حل های نرم افزاری زیادی برای مدیریت KPI ها وجود دارد. امکانات موجود در چنین توزیع هایی بسیار گسترده است. اول، راحت استارائه اطلاعات (در قالب نمودار، تجزیه و تحلیل، اسناد) در مورد فرآیندهای مرتبط با KPI. چه چیزی می دهد؟ به طور عمده، وحدت ادراک داده ها، کاهش احتمال سوء تعبیر اعداد. ثانیاً، اتوماسیون جمع آوری و محاسبه شاخص های عملکرد است. ثالثاً، این یک تجزیه و تحلیل چند بعدی (با حجم بسیار زیاد اعداد) است که انجام آن برای شخص بدون برنامه دشوار خواهد بود. چهارم (در صورت وجود زیرساخت شبکه)، تبادل اطلاعات بین کارکنان فردی و ایجاد کانال های بازخورد "رئیس - زیردست" است.
